E-Learning-Plattform, Onlinebibliothek, individuelle Mitarbeiter*innenförderung: Personalentwicklung im Aufbau

Wie wird man Personalentwicklerin?

Jacqueline: Ich habe Wirtschaftspsychologie studiert und während des Masterstudiums schon Berufserfahrung im Recruiting und in der Personalentwicklung gesammelt. Das Studium Wirtschaftspsychologie ist ein klassischer Weg in die Personalentwicklung, wobei man auch in die Forschung gehen kann, denn man lernt viel Statistik.

Nach dem Master habe ich meine Fühler nach anderen Optionen ausgestreckt und die Tätigkeit bei den DRK Kliniken Berlin hörte sich sehr spannend an: Der oder die gesuchte Verantwortliche für die neu einzurichtende Stelle Personalentwicklung durfte sich generalistisch aufstellen und auf der „grünen Wiese“ mitgestalten. In größeren Unternehmen ist man eher spezialisiert und nur für ein bestimmtes Thema zuständig. Im Oktober 2021 habe ich angefangen. Aufgrund der Vielzahl von Themen war schnell klar: Es bedarf mehr Manpower oder Womanpower! Und so kam Matilda zu uns.

Matilda: Ich habe im April 2022 angefangen und hatte vorher keine Berührungspunkte mit dem Thema Personalentwicklung. Ich habe eine Ausbildung als Industriekauffrau mit Zusatzqualifikation abgeschlossen und dann kurz in einer Personalabteilung gearbeitet. Aus privaten Gründen stand ein Umzug nach Berlin an und ich habe mich hier umgeschaut. Was mich überzeugt hat: Die DRK Kliniken Berlin haben einen Namen und bieten mir viel. Ich bewege mich hier nicht eingeengt in einem strikten Aufgabengebiet. Personalentwicklung ist kreativ, dynamisch, viel Projektarbeit. Jedes Projekt ist etwas komplett Neues, man muss sich ständig in neue Themen einarbeiten. Das hat mich gereizt. Nun studiere ich nebenberuflich Projektmanagement in einem Bachelorstudiengang Business Administration.

Welche Personalentwicklungsthemen habt ihr als erstes in Angriff genommen?

Jacqueline: Das Unternehmen hatte das IT-System iManSys bereits eingekauft, eine Software für die elektronische Ein- und Unterweisung. Nun wurde jemand gesucht, der das Programm mit Leben füllt. Das Thema Fortbildungen sollte damit digitalisiert werden. Inzwischen stehen wir damit kurz vor dem Start! Sobald die Betriebsvereinbarung mit den Betriebsräten finalisiert ist, geht es in die Pilotphase, wir werden sicher noch einige „Kinderkrankheiten“ zu beseitigen haben, und schließlich wird es im ganzen Unternehmen ausgerollt.

Jede*r Mitarbeiter*in bekommt in iManSys ein individuelles Schulungsprofil entsprechend seiner oder ihrer Tätigkeit. Passende Schulungen werden in Form von Videos und Powerpoint Präsentationen online angeboten. Es können auch Wissenstests digital absolviert werden. iManSys funktioniert wie ein Ampelsystem, sodass die Mitarbeitenden und ihre Vorgesetzen einen guten Überblick haben. Grün bedeutet: die Pflichtfortbildung wurde absolviert, gelb bedeutet: sie muss demnächst absolviert werden, und rot bedeutet: eine Frist ist bereits abgelaufen, die Schulung muss dringend gemacht werden.

Dass wir E-Learning anbieten, ist sicher auch für Bewerber*innen ein interessantes Entscheidungskriterium…

Jacqueline: Auf jeden Fall, denn elektronische Schulungen werden das Onboarding beschleunigen und ermöglichen eine flexible Zeitgestaltung. Man kann die Schulung selbstständig beginnen, wenn die Abteilungsleitung gerade keine Zeit hat, mir als neuem Mitarbeiter etwas zu erklären, zum Beispiel in der Nachtschicht, wenn gerade niemand klingelt, oder auch zu Hause. Man kann die Schulung unterbrechen und später weitermachen, wenn es notwendig ist. Man kann sie sich wiederholt anschauen, wenn man etwas noch nicht verstanden hat. Präsenzveranstaltungen können ebenfalls über iManSys organisiert werden. Bei Rückfragen stehen die zuständigen Beauftragten natürlich weiterhin bereit. Ein weiterer Vorteil ist, dass der Dokumentationsprozess durch iManSys erleichtert wird, da wir als Klinik an diverse gesetzliche Vorgaben und Nachweispflichten einhalten müssen.

Vom Fortbildungsantrag bis zur Einreichung des Zertifikats in der Personalabteilung wird hoffentlich alles bald digital funktionieren. Bisher lief es sehr papierlastig. Man druckte den Antrag für die Fortbildung aus, verschickt ihn per Hauspost. Aufgrund unserer verschiedenen Standorte konnte es zu Verzögerungen kommen. Mit der Einführung eines digitalen Fortbildungstools wird es viel einfacher. Man kann Referentenverträge hochladen, den Bearbeitungsstatus einsehen, Anträge nachträglich herunterladen, sich im E-Mail-Programm Erinnerungsmarker setzen, um bestimmte To Do’s nicht zu vergessen. Wir können auch verschiedene Fragestellungen evaluieren, die mit der Fortbildungsantragsstellung im Zusammenhang stehen, zum Beispiel: Wieviel Fortbildungsbudget hat eine bestimmte Abteilung noch?

Wie sollte eine moderne Onlinefortbildung aufgebaut sein?

Mit dem Tool iSpring, welches wir zugekauft haben, können Schulungen interaktiv konzipiert werden, zum Beispiel auch als Quiz. Natürlich stehen wir für Fragen zur Schulungskonzeption und zum Umgang mit iSpring zur Verfügung. Die Diabetologie und die Verantwortlichen für Basic Life Support-Schulungen haben schon Interesse bekundet.

Matilda: Wir werden ab nächstem Jahr auch Videoequipment zum Ausleihen anbieten, mit dem man Schulungsvideos selbst erstellen kann. Wir selbst wollen mit gutem Beispiel vorangehen und ein Erklärvideo zur Lohn- und Gehaltsabrechnung produzieren.

Für alle weniger digital affinen Mitarbeitenden oder Beauftragten vielleicht noch der Hinweis: Geräteeinweisungen oder Brandschutzschulungen in Präsenz und vor Ort werden weiterhin notwendig sein und auch nicht verboten. E-Learning schließt traditionelle Fortbildungskonzepte nicht aus.

Gibt es weitere Projekte, mit denen ihr euch beschäftigt?

Matilda: Wir richten zum Beispiel gerade auch eine Onlinebibliothek ein. Zeitschriften, Bücher, Recherchematerial, das bisher in Papierform abonniert und anschließend umständlich und langwierig über einen Hauspostverteiler an alle Interessent*innen weitergeleitet wurde, kann man dann jederzeit selbstständig online abrufen. Das wird ein großes digitales Nachschlagewerk mit Journals, Informationen zu OP-Techniken und vielem mehr. Die Onlineform hat auch den Vorteil, dass wir sehen können, welche Produkte überhaupt abgerufen und gelesen werden, welche Abonnements und Lizenzen von Interesse sind.

Geht es in der Personalentwicklung nicht auch um individuelle Mitarbeiterförderung?

Jacqueline: Aufgrund der zahlreichen Digitalisierungsthemen sind wir bisher noch nicht dazu gekommen, aber ja natürlich ist das ein ganz zentraler Punkt. Wir wollen standardmäßig Entwicklungsgespräche zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten implementieren. Anhand von persönlichen Neigungen, Interessen und Qualifikationen können wir so unsere Mitarbeitenden fördern, langfristige Perspektiven im Unternehmen aufzeigen und sie binden.

Matilda: Personalentwicklung ist immer auch Unternehmensentwicklung. Wir wollen bei der individuellen Karriereplanung unterstützen, aber auch unsere Führungskräfte entwickeln, damit sie ihre Teams auch optimal fördern können. Wir bereiten ein neues Schulungskonzept vor, das wir bis Sommer 2023 fertigstellen wollen. Es besteht aus acht Modulen zu Themen wie Kommunikation und Arbeitsrecht.

Bei welchen Fragen brauchen Mitarbeitende Unterstützung?

Jacqueline: Mitarbeitende brauchen in den verschiedensten Bereichen Unterstützung. Der eine hat Fragen zum Dienstreiseantrag, der nächste braucht Tipps zum Umgang mit der*dem Vorgesetzten, der dritte hat vielleicht die Motivation verloren und möchte mit seinen Problemen gesehen werden. Wir werden Sprechstunden anbieten, um die Fluktuation zu reduzieren und die DRK Klinken Berlin zu einem noch attraktiveren Arbeitgeber machen. Im neuen Intranet werden wir eine Onboarding Gruppe starten, um erste Fragen zu klären und neue Kolleg*innen wertschätzend willkommen zu heißen. Ich freue mich sehr auf dieses Aufgabengebiet, da es abwechslungsreich sein wird und wir unsere Kreativität ausleben können.

Matilda: Im Moment ist die Herausforderung, den ganzheitlichen Blick bei den Projekten zu behalten. Die Mitarbeitenden, die Personalabteilungen unserer GmbHs und der DRK-Schwesternschaft Berlin, die Themenbeauftragten, die IT-Abteilung, … alle haben ihre unterschiedlichen Bedarfe, die wir mit einkalkulieren müssen. Durch die vielen Beteiligten geraten die Dinge manchmal etwas ins Stocken.

Auch ich freue mich daher auf Aufgaben wie Onboardingveranstaltungen, die wir mehrmals im Jahr anbieten möchten, oder das Mentor*innenprogramm für neue Mitarbeitende, das wir aufbauen möchten. Die Mentor*innen sollen zur Verfügung stehen, um neue Mitarbeitende zum Start fachlich, aber auch persönlich zu begleiten. Das wird auf einigen Stationen bereits gelebt, aber nicht überall. Personalentwicklung bedeutet auch, ein Auge darauf zu haben, dass Angebote strukturiert gemacht und allen Mitarbeitenden zuteilwerden.

Ihr hättet Personalentwicklung auch in der Wirtschaft machen können. Warum lieber im Krankenhaus?

Matilda: Ich bin ehrenamtliche Sanitäterin und möchte Menschen helfen. Am liebsten würde ich selbst im OP arbeiten! Ich finde das Krankenhausumfeld auf jeden Fall sehr spannend. Neulich durften wir bei einer OP zuschauen. Ich habe viele Fragen gestellt und bekam ausführliche Erklärungen von den Ärzt*innen.

Jacqueline: Wir möchten uns in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden, die wir beraten, wirklich einfühlen können. Dazu gehört es zu schauen, was sie genau machen. Bei der erwähnten OP handelte es sich um eine Operation mit dem daVinci-Roboter. Solange ich auf den Bildschirm geschaut habe, fand ich es faszinierend, doch als ich dann aus Versehen über das grüne Sterilisationstuch und in die geöffnete Bauchhöhle des Patienten geschaut habe, ist mir schwarz vor Augen geworden. Dieser Anblick hat mich tagelang nicht losgelassen. Bereut habe ich es trotzdem nicht. Denn ich habe nun noch mehr Respekt vor der Tätigkeit meiner Kolleg*innen.

Matilda: Bei meinem vorherigen Arbeitgeber war der Arbeitsalltag komplett anders. Hier kommt man viel motivierter ins Büro. Man möchte den Kolleg*innen in der Pflege, im ärztlichen Dienst und allen anderen Krankenhausbereichen etwas zurückgeben.

Jacqueline: Es war eine bewusste Entscheidung für diese Branche. Bei dem Wirtschaftsprüfungsunternehmen, wo ich vorher war, habe ich eine Ellbogengesellschaft erlebt. Sowas gibt es im Team unserer Personalabteilung nicht und auch mit meinem Chef ist der Umgang ganz anders. Das bringt ganz viel Schwung und Motivation mit sich und erleichtert die Umsetzung all unserer Pläne!

Text: DRK Kliniken Berlin / Maja Roedenbeck Schäfer