„Die Mitarbeitenden gestalten ihr eigenes Intranet“: Frank, Online Manager

Was sind Deine Aufgaben als Online Manager?

Ich bin schon seit 2011 bei den DRK Kliniken Berlin und gehöre hier zum Team der Unternehmenskommunikation. Zu meinen Hauptprojekten gehören das Intranet und die Corporate Webseite. Das umfasst auch unsere Google Darstellung und gemeinsam mit meinem Kollegen Matthias die Beantwortung und Auswertung der Rezensionen dort. Anfangs waren wir ein recht kleines Team und haben über jede Veranstaltung im Intranet berichtet. Ich bin dann immer mit der Kamera los und habe die passenden Fotos geschossen. Lang ist´s her… Kommunikation ändert sich einfach ständig und so auch meine Aufgaben.

Inzwischen produziere ich gemeinsam mit meiner Kollegin Marie unter anderem regelmäßig die Video-Serie „Frag doch mal den Chef“, die man auf YouTube und im Intranet findet. Es geht darum, dass unsere Chefs sich den Fragen der Mitarbeitenden stellen. Und dann bin ich auch noch beim Podcast Projekt REZEPTfrei dabei, schneide die Episoden und stelle diese online. Der Podcast richtet sich – anders als unsere Video-Reihe – direkt an Patient*innen und Angehörige.

Jetzt ist das neue mobile Intranet am Start, dahinter steckt sicher eine Menge Arbeit…

Ja definitiv! Seit Mitte März sind wir online und das Ganze ist ein großes Projekt mit vielen Beteiligten! Die Geschäftsführung, die Krankenhausleitungen, die Betriebsräte und unsere Digitalagentur waren involviert. Sie hatte uns 2019 schon beim Website Relaunch unterstützt.

Das Intranet betreue ich quasi seit der „Kindergartenzeit“, man kann schon sagen, dass es mein Baby ist! Ich habe das „alte Intranet“ schon mit aufgebaut, ständig betreut und weiterentwickelt. Nach fast zehn Jahren Betrieb haben wir uns dann entschieden, das Intranet noch nutzerfreundlicher zu machen, auch für die Mitarbeitenden, die eben nicht am Rechner, sondern auf den Stationen usw. arbeiten. Die erste Idee war eine App, das ließ sich aber leider nicht so individuell wie gewollt umsetzen. Wir hatten schon sehr konkrete Vorstellungen. Also haben wir letztendlich, gemeinsam mit unserer Agentur, eine Version des Intranets entwickelt, die sowohl über den Rechner als auch über das Smartphone abrufbar ist. Und somit hatten wir den dritten Relaunch.

Was ist das Besondere am neuen Intranet?

Das Spannende daran ist, dass es an ein soziales Netzwerk erinnert, Mitarbeiter*innen können selbst Redakteur*innen werden, Gruppen gründen, News erstellen und entscheiden, welchen anderen Gruppen sie – zusätzlich zu den Basisinformationen, die jede*r erhält – folgen möchten. Früher musste man seine Neuigkeiten an die Unternehmenskommunikation durchgeben und wir haben je nach Kapazitäten damit das Intranet befüllt. Jetzt fällt dieser Schritt weg und es wird schneller, lebendiger, aktueller. Das Design ist mit den News-Kacheln sehr modern und das Intranet lässt sich im Browser auch über das Diensthandy oder private Endgeräte bedienen.

Die Onlinewelt ist schnelllebig und man muss schauen, dass die Produkte immer zeitgemäß sind. In jeder Neuerung stecken bestimmt mehr als ein Jahr Planung und Vorbereitung, bis man am Ende das fertige Produkt hat. Wobei man nie wirklich fertig ist, da wir ja nach wie vor die Inhalte pflegen, im Hintergrund Aktualisierungen und Weiterentwicklungen vornehmen usw.

Gab es auch mal Schwierigkeiten?

Das bleibt bei so einem großen Projekt nie ganz aus. Wenn viele Menschen beteiligt sind, muss man oft Kompromisse eingehen, um am Ende alle glücklich zu machen – wir haben viel miteinander diskutiert. Und auch mit den Betriebsräten. Manchmal funktioniert technisch etwas nicht, der Curator – unser Dokumentenmanagement – ist z.B. kurzfristig offline. Dann muss man sofort schauen, woran es liegt – ist der Server down, hat die Agentur etwas ausprobiert, liegt es am Curator selbst?

Oder auch die Firewall war immer wieder Thema: Denn die Sicherheit ist ganz entscheidend und wir haben zum Glück viele Kolleginnen und Kollegen aus der IT, aus unserem Team, von der Agentur gehabt, die sich die Köpfe wirklich zerbrochen haben, wie wir das technisch sicher und mobiloptimiert hinbekommen. Wir sind in der Unternehmenskommunikation einfach ein super Team, wo man sich aufeinander verlassen kann. Das ist auch einer der Hauptgründe, warum ich so gern bei den DRK Kliniken Berlin arbeite!

Gibt es schon ein erstes Feedback unserer Mitarbeitenden?

Also das schönste Feedback ist tatsächlich, wenn wir sehen: unser Intranet wird auch genutzt! Wir haben schon viele positive Meldungen für das Design, die Funktionalität und die neuen Gruppen erhalten. Manche haben aber auch Angst, etwas kaputt zu machen, und müssen sich noch etwas einfuchsen 😉

Damit sich unsere Mitarbeitenden besser zurechtfinden, bieten wir aktuell individuelle Schulungen an, um die Hemmschwelle, Neuigkeiten selbst zu posten, zu minimieren. Erst heute hatte ich eine Schulung mit Kolleginnen der Krankenhausleitung. Diese stellen jetzt ihre News selbst ein und waren erstaunt, wie leicht das geht. Wenn sich also jemand eine Schulung wünscht oder Fragen hat, sind wir dafür immer ansprechbar. Wir verstehen uns da schon als Dienstleister.

Stichwort Digitalisierung, was plant die Unternehmenskommunikation denn noch so?

Viele Ideen umfassen neue Funktionen und Module für das Intranet und die Website, den die ist in der letzten Zeit etwas zu kurz gekommen. Wir möchten unser Landingpage-Konzept auf der Webseite weiter ausbauen und im Intranet wird es mehr Möglichkeiten für die Frontend-Redakteure geben.

Zukunftsmusik sind zahlreiche ganz individuelle Möglichkeiten für den einzelnen Nutzer wie zum Beispiel das Aufrufen des Dienstplanes über das Intranet. Auch die Arbeitszeiterfassung könnte darüber funktionieren und die digitale Gehaltsabrechnung kann unsere Mitarbeitenden über diesen Weg erreichen. Da wir das für die nutzenden Personen aber so sicher und datenschutzkonform wie möglich gestalten wollen, liegt noch einiges an Arbeit vor uns. Und natürlich geht so etwas auch nicht ohne die Beteiligung der Betriebsräte.

Außerdem bist Du Stellvertretender Betriebsratsvorsitzender – wie kam es dazu?

Das ist ein bisschen historisch: Mit Einführung der GmbH 4, unserer vierten Tochtergesellschaft, im Jahr 2014 wurde auch ein entsprechender Betriebsrat benötigt. Unsere Betriebsratsvorsitzende Melanie Heidler war damals schon am Start und mit im Wahlvorstand. Sie und einige andere fragten mich, ob ich Lust hätte, im Betriebsrat mitzuarbeiten.

Durch meine Arbeit in der Unternehmenskommunikation hatte ich eh einen guten Draht zu vielen Mitarbeitenden und habe mich zur Wahl gestellt. Dadurch, dass wir nur drei Kandidat*innen waren, mussten wir anfangs die Rollen aufteilen und ich wurde Stellvertretender Betriebsratsvorsitzender. Und das Amt habe ich jetzt seitdem inne. Wir habe viele Schulungen zu dem Thema besucht und es macht mir nach wie vor sehr viel Spaß, mich so einbringen zu können.

Und privat?

Da verbringe ich natürlich viel Zeit mit meiner Frau und meiner kleinen Tochter. Aber ich liebe auch seit meiner Jugend das Motorradfahren. Gemeinsam mit meinem Bruder und guten Freunden machen wir jedes Jahr eine längere Tour quer durch Europa.  2022 waren wir 10 Tage unterwegs mit unseren Motorrädern, sind 3.800 Kilometer über die französischen Alpen bis nach Nizza ans Mittelmeer gefahren und anschließend über Italien und Österreich wieder nach Hause. Die „Route des Grandes Alpes“ hat uns so beeindruckt, das wir die Tour durch Frankreich in diesem Jahr wiederholen werden.

Wir haben auch einige Motorradfahrer*innen bei den DRK Kliniken Berlin. Im Mai drehe ich mit unserer Stellvertretenden Pflegedienstleiterin Michèle, Andreas, unserem Chefarzt der Gastroenterologie im Westend, Jan, dem Leiter unserer Personalabteilung, und zwei weiteren Kollegen eine entspannte Runde nach Feierabend. Wir freuen uns in jedem Fall über weitere Gleichgesinnte! Wer Lust hat, kann sich also sehr gern bei mir melden. Und vielleicht machen wir dann auch eine eigene Motorrad-Gruppe im Intranet auf 😉